Цифровизация закупок перестала быть темой будущего, она стала реальностью, которую можно измерить в цифрах. Опыт показывает, что путь от хаоса к управляемой системе возможен. Он требует смелости начать, терпения пройти все этапы и готовности меняться на каждом из них. Практическим опытом цифровизации и интеллектуализации закупок поделились участники организованной CNews Conferences конференции «Цифровизация закупок 2026».
Зачем цифровизировать закупки
«Закупки — это стратегическое направление для любой компании», — начала свое выступление Юлия Обаляева, заместитель генерального директора «Сбербанк-АСТ». Она рассказала, с какими сложностями сталкиваются компании на пути организации закупок.
Как же запустить собственный электронный магазин? Есть два способа: создать собственное решение или воспользоваться услугами оператора. У каждого из них есть плюсы и минусы.
Преимуществами собственной разработки являются контроль, гибкость и суверенитет. Однако все это требует серьезных инвестиций в ИТ-команду, инфраструктуру, безопасность и методологию. И главный риск — иллюзия, что «если мы сделали систему, ею начнут пользоваться». В тоже время, внешняя платформа или коробочное решение — это быстрый старт с предсказуемыми затратами: заказчик получает готовый функционал, поддержку и обновления без необходимости содержать собственную ИТ-команду. Конечно, существуют и риски: развитие платформы определяется извне, данные находятся под чужим контролем, а миграция может быть довольно болезненной.
По мнению Юлии Обаляевой, для массовых типовых закупок логично опираться на внешнюю экосистему, а специфические сценарии и аналитику реализовывать в рамках собственного решения. Однако выбор всегда остается за заказчиком, и чтобы его сделать эксперт посоветовала ответить на два главных вопроса: «Готовы ли вы инвестировать в продукт, а не просто купить систему?» и «Насколько для вас критичен контроль над данным контуром на горизонте 5-7 лет?»
Главная задача цифровизации — помочь компании снизить затраты, повысить эффективность и нарастить выручку. Цифровизация дает возможность снизить стоимость закупок за счет конкуренции и анализа цен, управлять затратами и оборотным капиталом, интегрировать закупки с ERP, СЭД и финансовым контуром, выстроить единую логику процессов вместо «лоскутной» автоматизации, сократить цикл закупки, обеспечить ее прозрачность, снизить операционные и compliance-риски.
Наталья Зейтениди, генеральный директор «БФТ-Холдинг», рассказала о решении «БФТ.Закупки». С его помощью можно управлять полным циклом закупок: от сбора потребностей до проведения и подготовки аналитики.
В «БФТ.Закупки» используется несколько инструментов на базе ИИ. Нейроассистент «БФТ.Закупки» отвечает на вопросы пользователя о работе в системе. Также есть возможность интеллектуального подбора ОКПД 2 и КТРУ по описанию объекта закупки, создания описания объекта закупки и подбора аналогов с соблюдением антимонопольных требований, анализа заявок участников закупок на соответствие требованиям и анализа Положений о закупках с целью внесения в систему контрольных параметров для дальнейшей автоматизации. «Наделяйте интеллектом только те процессы, в которых возможно сделать цену ошибки невысокой относительно выгоды», — посоветовала Наталья Зейтениди. Она предложила участникам конференции обсудить будущее ИИ в закупках в рамках Комитета по цифровизации и применению ИИ при Союзе закупщиков.
Юлия Обаляева, заместитель генерального директора «Сбербанк-АСТ»: Закупки — это стратегическое направление для любой компании
Наталья Зейтениди, генеральный директор «БФТ-Холдинг», рассказала о решении «БФТ.Закупки»: Наделяйте интеллектом только те процессы, в которых возможно сделать цену ошибки невысокой относительно выгоды
Евгений Терлецкий, начальник отдела производственного планирования «ТаграС-Холдинг»: Экономический эффект от внедрения системы оценивается в 670 млн руб
Аюр Дареев, начальник Управления планирования, анализа и контроля стоимости ФСК: Необходимо изучать бизнес процессы и адаптировать регламенты соседних подразделений. Это может стать ограничением на следующем этапе
Александр Чужавский, директор по импортозамещению «Газпром шельфпроект»: По самым оптимистичным прогнозам, внедрение ИИ займет 1,5-2 года
Анна Салкова, директор по закупкам и договорной работе «РЖД-Технологии»: Не каждую функцию имеет смысл роботизировать
Валерия Игнатова, директор по закупкам «СберЗдоровье»: Поток обращений от заказчиков перенаправился в чат-бот, по всем функциям высвободился ресурс на стратегические задачи, а заказчики остались довольны качеством
Андрей Ялынич, руководитель по эффективности бизнеса отдела нетоварных закупок «Лемана Про»: Внедрение чек-листа позволило обеспечить диагностику «узких горлышек», объективность KPI, финансовый результат и готовность закупочной функции к масштабированию бизнеса
Эльвира Тюрина, модератор конференции, руководитель центра обучения и компетенций В2В B2B-Center: Главный вывод дня: технологии здесь не самоцель. В центре по-прежнему человек с его экспертизой, решениями и ответственностью за результат
Тему использования ИИ в закупках продолжил Александр Чужавский, директор по импортозамещению «Газпром шельфпроект». Он напомнил, что менее 5% промышленных компаний уже экспериментируют с ИИ, из них менее 5% переходят к промышленной эксплуатации таких решений. Причина в низком качестве данных и дефиците компетенций. В тоже время, более 70% сотрудников самостоятельно используют ИИ и около 30% регулярно делятся с ним данными.
«Газпром шельфпроект» планирует запустить несколько ИИ-агентов для юридической, финансовой и кадровой службы. В сфере закупок и снабжения планируется использовать ИИ для автоматизации рутинных процессов, сопоставления заявок, каталогизации продукции. В ближайших планах создание ИИ-ассистентов для подготовки и проверки документов —упрощения формулировок, контроля корректности сокращений, поиска ошибок и опечаток, проверки дат, названий. ИИ-ассистент также может передавать данные из первички в ИС, сравнивать поступившие заявки с документацией, ранжировать предложения, сравнивать договоры. «По самым оптимистичным прогнозам, внедрение ИИ займет 1,5-2 года», — говорит Александр Чужавский.
В состав «ТаграС-Холдинга» входит несколько компаний самых разных сфер деятельности. До последнего времени у каждой из них был собственный регламент и собственная система закупок. В компании решили внедрить единую автоматизированную систему управления закупками (АСУЗ). О ходе проекта рассказал Евгений Терлецкий, начальник отдела производственного планирования «ТаграС-Холдинг».
Поскольку в каждой компании холдинга использовалась собственная «1С», было решено создать единый АРМ закупщика. АРМ интегрирован и с системой закупок, и с производственной, и со складской системой. Это позволяет согласовать заявку за закупку, с наличием складских запасов. В системе также автоматизирован процесс формирования протоколов тендерной комиссии, ведется единый реестр протоколов и реестр поставщиков дивизионов.
Евгений Терлецкий подчеркнул, что до внедрения АСУЗ уровень цифровизации закупок в холдинге составлял 20%, а теперь — 100%. Экономический эффект от внедрения системы оценивается в 670 млн руб.
Подводные камни цифровизации закупок
В ФСК уже оцифрованы процессы «Заявка», «Тендер», «Смета», «Договор». Сейчас компания работает над созданием собственного маркетплейса FSK Element. «Разработка разных сегментов идет с разной скоростью, — делится опытом Аюр Дареев, начальник Управления планирования, анализа и контроля стоимости ФСК. — Требуется своевременная корректировка бизнес-процессов, кросс-функциональное взаимодействие и поддержка изменений на уровне компании». Кроме того, целевое видение продукта может отличаться у компании и ее смежников. «Необходимо изучать бизнес процессы и адаптировать регламенты соседних подразделений. Это может стать ограничением на следующем этапе», — предупреждает эксперт.
Аюр Дареев рекомендовал разрабатывать и внедрять решение поэтапно, постепенно увеличивая функционал, чтобы избежать больших ошибок. Он рассказал о сложностях, с которыми столкнулась его компания в ходе проекта, и том, как было организовано взаимодействие команд. Уже сейчас благодаря цифровизации скорость проведения тендера сократилась на 10-15%, всего процесса от потребности до заключения договора на 15-20%. Количество коммерческих предложений и участников возросло в 2-3 раза – растет конкурентная среда.
В «РЖД Технологии» достаточно высокий уровень цифровизации, однако отсутствуют сквозные процессы. Каждый сотрудник работает примерно в 10 системах, которые не связаны между собой. Чтобы решить эту проблему, в компании внедряют программных роботов. Программные роботы — это специальные программы, которые выполняют действия на компьютере как настоящий человек. Они могут работать практически со всеми программами, сайтами, при этом для их настройки не требуется сложное программирование интеграций, все можно настроить мышкой без единой строчки кода.
Анна Салкова, директор по закупкам и договорной работе «РЖД-Технологии», предупредила, что для роботизации рутинных операций нужны высокие цифровые компетенции. Процессы должны быть зрелыми и иметь четкое описание, а данные — стандартизированы. Она подчеркнула, что не каждую функцию имеет смысл роботизировать, и посоветовала тщательно изучить эффективность этого процесса.
В «СберЗдоровье» закупочный процесс выстроен хорошо. В связи с ростом бизнеса компания решила не расширять штат закупщиков, а внедрить ИИ и передать ему выполнение рутинных операций. Чтобы сэкономить на масштабировании чат-ботов, определили кроссфункциональные подразделения — финансы, закупки, бухгалтерия — и объединили их потребности.
Как рассказала Валерия Игнатова, директор по закупкам «СберЗдоровье», в результате проекта поток обращений от заказчиков перенаправился в чат-бот, по всем функциям высвободился ресурс на стратегические задачи, а заказчики остались довольны качеством.
Андрей Ялынич, руководитель по эффективности бизнеса отдела нетоварных закупок «Лемана Про», поделился разработанной его компанией методикой оценки зрелости в управлении закупочными категориями. В чек-листе оцениваются четыре основных группы показателей. Во-первых, аналитика затрат (Data & Spend Intelligence) — глубина детализации аналитики (до уровня номенклатуры), частота обновления данных, решения, принимаемые на основании данных. Во-вторых, стратегии по категориям закупок — % категорийных затрат, для которых формально утверждена стратегия (и пересматривается). В-третьих, автоматизация процессов — доля закупок, прошедших полный цикл в ЕЦП без ручного вмешательства/ количество систем, в которых работает закупщик. И в-четвертых, вовлечение стейкхолдеров — наличие закрепленных заказчиков и общих с ними целей (и KPIs), наличие и соблюдение SLA с бизнесом, скорость согласований, регулярные встречи.
Внедрение чек-листа позволило обеспечить диагностику «узких горлышек», объективность KPI, финансовый результат и готовность закупочной функции к масштабированию бизнеса.
«Конференция CNews «Цифровизация закупок 2026» подтвердила, что рынок прошел точку невозврата. Компании не обсуждают, внедрять ли цифровые инструменты, они уже активно делятся результатами внедрения. ИИ, RPA, собственные платформы, категорийное управление — все это уже работает в боевых условиях крупнейших российских компаний. Главный вывод дня: технологии здесь не самоцель. В центре по-прежнему человек с его экспертизой, решениями и ответственностью за результат. И именно это делает профессию закупщика более значимой и интересной», — подводит итог Эльвира Тюрина, модератор конференции, руководитель центра обучения и компетенций В2В B2B-Center.
